Автоматизация систем управления: как она влияет на деятельность организации?

Переход от бумажного документооборота к электронному – один из важнейших этапов развития компаний, стремящихся повысить свои качественные и количественные показатели.

Автоматизированный документооборот – один из важнейших элементов IT-инфраструктуры современного предприятия, вне зависимости от его типа, размера и структуры. Российский рынок систем для автоматизации еще не до конца сформирован, но уже насчитывает ряд крупных игроков, таких как Cognitive Technologies. После внедрения СЭД «Е1 Евфрат», разработанной Cognitive, на предприятии наблюдается положительная динамика в развитии:

  • Снижение затрат на расходные материалы в 4-6 раз;
  • Снижение субъективности принятия решений в 5-7 раз;
  • Уменьшение числа негативных/нежелательных инцидентов (потеря документов, например) на 30-40%;
  • Количество своевременно оплаченных счетов – увеличение на 65-80%;
  • Повышение исполнительской дисциплины на 45-55% и м.д.;

Автоматизация систем управления предприятием с помощью Е1 Евфрат – первостепенная задача в условиях нынешней экономики. Это преимущественно связано с тем, что внедряя подобную систему автоматизации, компания повышает скорость обработки документов: согласований, поручений и исполнений. Также уменьшается влияние человеческого фактора при заведении документа в «Е1 Евфрат» (в Е1 существует множество способов регистрации документа, в том числе напрямую со сканера, из определенной папки, для которой проведены соответствующие настройки, с помощью надстройки в MS Office или же из проводника Windows), что влечет снижение процента ошибок при монотонной, рутинной работе.

Кроме того, автоматизированный документооборот позволяет своевременно, без простоев, реагировать на все обращения в компанию, что особенно важно при работе с обращениями граждан (в случае госорганов) и клиентов (при обращении в коммерческие компании). В целях упрощения работы с обращениями в Е1 есть функции автоимпорта и автопроцессинга. Благодаря первой входящая документация, поступившая в электронном (как текстовое сообщение, заполненное по клишированной форме, или в виде изображения), бумажном виде (после сканирования и распознавания) или  с формы на сайте автоматически заводится в систему без участия в этом процессе человека. С помощью второй функции документы автоматически запускаются по стандартному маршруту, или же может происходить «автоформирование» типовых документов и ответов на шаблонные запросы.

Плюсы от внедрения систем электронного документооборота ощутимы уже после первого месяца их использования. Автоматизация систем управления является важным конкурентным преимуществом для любой компании, так как создается ее позитивный и устойчивый облик.



К списку статей